现代流通企业人力资源的信息化管理

人力资源的信息化管理是现代流通企业发展的必由之路,人力资源管理系统的成功运用是其实现标志。本文阐述了现代流通企业人力资源信息化管理的特点、内容和实施过程,提出“全面规划、分步实施”的策略,逐步完善企业的人力资源管理系统,最终实现企业人力资源的信息化管理。
现代流通 人力资源 信息化
现代的流通企业需要现代的经营理念和科学的管理方法,充分利用信息技术,优化物流配送,强化市场营销,实现销售、采购、物流、财务、人力资源的专业化管理。只有实现企业人力资源的信息化管理,才能将现代流通企业的人才战略与企业的经营目标和战略目标协同起来,降低管理成本、提升管理效率,加强企业的核心竞争力,为现代流通企业建立一支高效的经营管理团队。
现代流通企业跨区域多元化的经营方式使企业的资源配置呈现分布化、网络化的特点,企业原有的人力资源管理模式和工作流程已无法适应企业的快速发展,迫切需要将传统的管理经验和先进的信息技术结合起来,实行人力资源的信息化管理。通过人力资源的信息化建设,构建企业人力资源的信息交流平台,强化企业内部控制,规范并优化人力资源的管理流程,实现绩效考核、职业规划以及决策支持功能,增强企业的凝聚力,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
一、信息化管理的特点
现代流通企业为了加强市场控制,保证持续盈利,需要充分运用企业的人力资源,转变运行机制和经营观念,整合资金、信息、物流、人才、品牌等资源要素,实现从传统流通向现代流通方式的转变。人力资源管理的信息化使流通企业的人事管理实行责权结合、分级授权、自主管理的方式,实现企业的人事、绩效、培训、薪酬、福利、职业规划等事务的信息化管理。
在流通企业发展的不同阶段,人力资源的信息化管理具有不同的特点。企业可以根据自身的具体情况,按照“全面规划、分步实施”的策略,逐步完善企业的人力资源管理系统,实现企业人力资源的信息化管理。
创业阶段:流通企业在创业初期一般规模较小,员工人数较少,业务局限于特定的地域范围,企业的人力资源管理通常是一些简单的事务处理,主要在于满足员工和业务团队的日常需求,引领员工执行企业管理层的相关决策,人力资源的信息化管理集中于实现企业诸如人事、薪酬、福利等最为基本的人事管理。
发展阶段:随着流通企业的发展壮大,销售区域扩大、销售网络日益扩张、人员迅速壮大,企业的管理层次增加,人力资源管理需要采取分级授权的方式,以责权结合、自主管理为主,强调员工的工作绩效。人力资源信息化管理的重点在于适应企业组织结构的不断调整和人员的充分流动,除了基本的人事管理,还需要实现绩效管理、职业规划以及人力资源的需求预测。
成熟阶段:流通企业的发展趋于稳定,企业规模庞大,子公司、分中心等下属机构分布更广,企业的组织协调能力成为战略执行的关键。企业的人力资源管理着重于分解企业的战略目标,并传递落实到企业的各个部门,结合企业发展战略,构建以能力素质和绩效管理为核心的人力资源管理体系。此时,它强调的是决策支持、核心能力管理、绩效考核、人才评估与激励、职业规划等,目标是建设企业的战略人力资源管理平台。
二、信息化管理的内容
人力资源的信息化管理需要根据企业的实际情况,结合企业目前所处的发展阶段,构建企业特有的人力资源管理系统。它是现代先进的信息技术与传统的人力资源管理实践相结合的产物,用以实现企业人力资源数据的信息化、日常管理的流程化、管理过程的规范化。
现代流通企业人力资源的信息化管理从功能上分为基础数据、业务处理和决策支持三个层次。其中,基础数据层包含的是流通企业人力资源的基础数据,其特点是数据变化小、多呈静态,分为员工属性数据和企业基础数据两大部分,它是企业人力资源信息化的基础数据。业务处理层负责企业人力资源管理的业务处理和执行,如:职业规划、薪酬管理、绩效管理和自助服务等,它的数据累积和更新来源于日常管理工作,构成企业人力资源信息化的动态数据。它是企业掌握人力资源现状,提供决策支持的主要数据来源。决策支持层建立在由系统基础数据与业务数据构成的人力资源信息数据库之上,它的功能是对信息进行统计分析和归纳,及时提供各类准确数据,便于企业管理层从总体上把握人力资源信息,促进企业的管理决策和战略规划。
企业的人力资源管理系统必须适应企业的现状及未来发展,要求制定统一的信息接口标准、业务流程规划和基础数据结构,其主要功能模块有人事信息管理、人力资源规划、薪酬福利管理、绩效管理、考勤管理、招聘培训管理、公共信息管理、报表中心、自助服务等。因篇幅所限,下面只介绍其中几个主要模块:
人事信息管理: 包含企业人力资源部门的日常事务处理功能,如:人员基本信息管理、合同管理、统计分析、综合查询、员工名册等。
人力资源规划: 通过分析企业的业务流程,规划设置组织机构和岗位职务,确定编制,明晰职位权责和能力要求,适应企业的发展规划。
薪酬福利管理:涉及企业的薪资和福利政策的制定,涵盖企业各种现金和非现金的福利报酬管理。
绩效管理: 制定绩效考核内容,合理配置员工的知识技能,针对不同职位对知识技能的要求,引入平衡计分卡,全方位考核企业员工绩效,实行奖惩激励。
考勤管理:记录和统计员工的非正常工作信息,如:员工出勤、假期、出差、加班等,为薪资计算、劳力分配和绩效考评提供准确依据。
招聘培训管理:负责企业员工招聘和培训规划,实现招聘和培训的全程管理,按需招聘和培训员工,促进员工个人发展与公司战略目标的协调统一。
公共信息管理:设立企业的电子公告栏,实时发布企业的重大消息和规章制度等,让员工了解最新人事动态,知悉企业的最新变化。
报表中心:提供灵活定义的统计查询方式和显示格式,以及报表自动校验功能,生成多种分析图表和统计汇总等。
自助服务:通过自助服务系统实现企业员工的自我管理和自助服务,如员工基本信息变更、工时记录、休假管理、业绩管理、个人规划、培训安排和工作调配等。
三、信息化管理的实施
现代流通企业必须根据自身的发展阶段和现实需求,客观而全面地评估企业现状,充分考虑系统的功能性、适应性和可扩充性,制定切实可行的实施计划,分阶段选择不同的功能模块,逐步完善企业的人力资源管理系统,实现人力资源的信息化管理。
根据项目管理经验,人力资源管理系统实施过程可分为可行性论证、需求分析和流程设计、系统设计和功能配置、应用实施四个阶段。
1.可行性论证:包括企业人力资源信息化管理的环境评估、项目可行性考察等实施准备阶段,主要分析企业人力资源管理现状及发展趋势、日常管理流程等管理层面的要求,以及信息系统的实现方式、系统安全性、与现有系统的有效整合等技术层面的要求。
2.需求分析和流程设计:整理并完善企业人力资源管理的运作体系,将企业日常工作规范化、系统化,对业务流程及功能实现要充分理解,要根据企业的发展规划,分析企业的人力资源管理需求,划定人力资源管理系统的应用范围,进行功能选择和分步实施规划,同时要考虑人力资源系统与企业信息系统的无缝衔接与集成整合。
3.系统设计和功能配置:需求分析与流程设计完成以后,需要根据企业的业务流程和管理方式对系统进行详细设计、功能配置和系统定制。同时,还要考虑人力资源管理系统的初始化与原始数据的转换,企业基础数据与员工基础数据的迁移方法和时机,以及与企业信息系统的数据接口等。
4.应用实施:人力资源管理系统的各个功能模块既相互关联,也相对独立。按照我们前面提出的“全面规划、分步实施”的策略,可以采取分阶段、分层次的办法来逐步完善整个系统。在实施过程中,需要明确项目的实施目标,制定详细的实施计划并全程记录,成立专门的项目小组,实行严格的项目管理。同时还要适应企业发展,及时改进和添加相应的业务模块,满足企业不断变化的管理要求。
此外,为了充分发挥人力资源管理系统的效用,真正实现企业人力资源的信息化管理,必须注重对企业员工及管理者的系统化培训,使他们了解管理系统的运作方式和功能实现,转变思维方式和行为模式,规范企业人力资源的管理流程,通过信息化管理来提高日常工作效率。
四、结论
人力资源管理系统是现代流通企业人力资源信息化管理的必由之路,它体现了企业人力资源管理的先进理念和行为模式,其规范化的管理流程、及时准确的数据处理、可定制的业务功能模块,可以满足企业长期发展的需要。现代流通企业通过采取“全面规划、分步实施”的方法,建立企业的人力资源信息数据库,分阶段实现信息化管理的各项业务功能,逐步完善人力资源管理系统,最终实现企业人力资源的信息化管理。
参考文献:
邬锦雯:北京交通大学出版社,《人力资源管理信息化》,2006.3
琚春华鲍观明:科学出版社,《现代流通企业信息化管理与实践》,2003.04

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