跟麦肯锡学做信息精简

工作族效率是否高效,取决于他看待问题的思考方式。从麦肯锡的信息精简法中,你会学习到如何用更积极有效的方法解决问题。
我们的工作,就是通过不同的手段,达到解决问题、实现目标的过程。在这个过程中,选择好的方法至关重要。因为在正确的方法指导下,我们能以最少的时间、最少的资源达到目标。这样不仅为我们节省了时间,更使我们在与别人的竞争中占尽先机,处于领先地位。
正确的方法对于我们的工作很重要。麦肯锡在80余年的工作实践过程中,积累了丰富的对于每个时代不同企业的工作经验。好的信息是简洁、完整、有结构
一条信息,无论是电子邮件、声音邮件、备忘录,还是由字体难辨的笔迹写成的便条,都是缩微的情况说明——一种把信息传递给受众的手段。正因为如此,有效的信息与有效的情况说明具有同样的特征:它必须简洁,即只包含受众需要了解的观点;它必须完整,既要包括受众需要了解的全部观点;它还必须具有结构,即它要把这些观点清晰地传递给受众。
1 简洁。缺乏简洁,在通过说话进行沟通的时候比在通过书写进行沟通的时候还成问题。进了特定的团队之后,在张口说话之前要三思。把你的信息削减到受众需要了解的三到四点。如果必要,把这些内容写在纸上。
2 完整。要保证在你的信息里包含有你的受众需要了解的所有内容。不要只对你的上司说:“我正在干某件事,如果你有什么问题,请给我打电话。”你不但要告诉她自己正在干什么,管理好内部沟通。还要告诉她到底是怎么一回事,你自己的看法是什么。不要只是打个招呼了事,那样做只是浪费你上司的时间。如果你没有什么有价值的东西值得一谈,那就等到有的时候再说。
3 结构。要想让人容易理解,信息就必须符合一定的结构,而这种结构对受众而言要显而易见。即便你只是写一份~页纸的电子邮件或是留一个30秒的口信,简单的结构都会使你的信息容易被人理解。基本形式就像下面这样:
我们在三个方面存在问题。依次为:①我们的饰品价格太高。②销售队伍缺乏能力。③饰品工厂刚刚受到过一次意外灾祸的破坏。
有时候,麦肯锡顾问在保持信息的结构化方面又做过了头。纽约办事处的一位项目经理因为对自己的购物清单时都是按麦肯锡公司的格式来进行而出了名。另外一位老兄会在夫人的留言机上留下感情信息,当然了,是按麦肯锡的结构来留的。
图表越简单越好
麦肯锡的图表是独一无二的,它保证了简单明了。而且每张图表只包含一种信息图。表越复杂,其传递信息的效果就越差。利用图表作为你把信息传递过去的手段,别把它当成一件艺术品。
我刚进公司的时候,首先发给我的装备就是一盒绘图铅笔、一块橡皮和一套塑料制成的绘图板——就是那种上面布满了长方形、三角形、箭头等图形的板子。我被告之:“别小看这些绘图板,它们是不可替代的,你需要用它们来画图。”
当时是1989年,早已不是石器时代了,从我过去工作到上商学院,已经有好几年是用计算机在制表和画图了。
如此原始,让我略微有一点吃惊:这是多么鲜明的企业文化面对高技术却缺乏灵活性的例子啊。后来我了解,这些绘图板有一个非常重要的作用,它可以使我们的图表简单化。计算机制图很容易就把图表变得花里胡哨。麦肯锡公司把图表作为一种以易于理解的形式表达信息的手段。事物越简洁就越容易理解。
因此,麦肯锡用黑白两色来印制图标;除非绝对必要,一般不用三维图形传递信息;而且始终坚持每张图表只包含一种信息的重要原则。前两项规定是视觉方面的。传递信息的媒介不应该压倒信息本身,因此禁止用分散注意力的色彩和带有一定欺骗性的三维图像。每张图表只包含一种信息的规定对信息传递方式的影响需要进一步解释一下。
一张图只表达一种观点
图表中的信息也许相当复杂,表达了多种观点或看法,而制图者的任务就是选择从哪一点来表达。好的标题用一个简单的句子就表达了图表的要点。
图表中无声的信息可以用底纹、爆炸型的扇形区域或箭头等在其他方法中突出出来。如果一张图表提供了好几种观点,那就把它复制在一个新的标题下,把相关的信息突出出来。比如把图1的题目换成“如果没有饰品部的盈利,1998年我们会遭受亏损”。
另外,注意图表的左下角,你会看到资料来源。麦肯锡的图表一般都包含这项内容。原因何在?当有人问到“你从哪里获得这些信息”时,便于你告诉他们。还有,如果将来某一时候你想重温这些资料时,你就知道该去哪里找了。
关于图表的最后一句忠告是:用得过多的话听众就烦了。在表达你的观点时只在绝对必要时用,而且要尽可能地少,否则的话你就有可能发现,听众没有理解你那至少长达10到15页的情况介绍。
自1989年以来,时代已经前进了,技术也在进步,麦肯锡公司已经学会了适应计算机制图。员工们现在可以用PPT制图,偶尔你会看到一些有一点颜色的麦肯锡图表。但麦肯锡公司遵循的依然是令人崇尚的简洁原则。
图1是瀑布图。这很少在麦肯锡公司以外看到,在计算机制图软件中一般也没有,它是说明数量流的一种绝好的办法。
瀑布图是非常有效的一种方法。它可以描绘统计数据或流动数据。
你可以把为正的项目和为负的项目混在一起,或者你也可以把它们分开展示,比如说,什么地方创造了价值,什么地方减少了价值。
无论你用的是什么样的数据,瀑布图都可以从多个方面用简单明了的方式传递许多信息。所以尽管按照数据流动的方式往前画吧。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注